Polityka prywatności Nikwax
Grupa Nikwax [która obejmuje Nikwax Limited (spółkę zarejestrowaną pod numerem 3101664) i Páramo Limited (znaną także jako Páramo Directional Clothing Systems; spółkę zarejestrowaną pod numerem 02708706)] dba o ochronę prywatności naszych klientów, by chcieli oni cały czas korzystać z naszych produktów i wybierali naszą markę mając pewność, że ich dane przetwarzane są u nas w sposób prawidłowy i są należycie chronione.
Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób dane naszych klientów są przetwarzane, oraz przybliża różne działania wspierające przetwarzanie tych danych, oraz to, jak dbamy o ich bezpieczeństwo i jak szanujemy prywatność naszych klientów.
Dane otrzymywane od klientów są wykorzystywane wyłącznie w takim celu, do jakiego są pozyskiwane, ponieważ naszym priorytetem jest zadbanie o jak najlepszą obsługę naszych klientów i zapewnienie, że ich dane osobowe są zawsze bezpieczne.
Kto jest administratorem danych?
Kiedy klient podaje swoje dane firmie Nikwax albo bierze udział w naszych zabawach internetowych takich jak Nikwax Web Quiz, to my stajemy się administratorem danych osobowych naszych klientów; pełny adres firmy brzmi:
Nikwax Ltd, z siedzibą w Unit F, Durgates Industrial Estate, Wadhurst, East Sussex TN5 6DF.
Telefon: 01892 786400
Email: dataprotection@nikwax.co.uk
Numer rejestracyjny administratora danych: Z5322314
Wszelkie pytania, skargi i wezwania należy kierować w pierwszej kolejności do Nikwax Ltd.
Jakie informacje zbieramy i po co?
Naszym celem jest oferowanie klientom wyjątkowych produktów i wyjątkowej obsługi. Kluczem do tego są dane osobowe, które wykorzystujemy m.in w następujących obszarach:
Obsługa klienta
Przetwarzamy niektóre dane osobowe klienta, takie jak imię, nazwisko i dane kontaktowe, na potrzeby odpowiadania na pytania i skargi naszych klientów. Do udzielenia odpowiedzi na pytanie klienta i tym samym wywiązania się z naszych obowiązków wykorzystujemy tylko tyle danych, ile jest niezbędne. Gdy w ten sposób przetwarzamy dane, odbywa się to często w ramach umowy, wywiązujemy się więc w ten sposób ze zobowiązań, jakie nakłada na nas ustawa o sprzedaży towarów oraz nasz wewnętrzny dokument „Uzasadniony interes firmy”.
Zabawa WebQuiz
Przetwarzamy niektóre dane osobowe klienta, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail i dane kontaktowe, gdy klient bierze udział w zabawie WebQuiz. Udział w zabawie daje możliwość kontaktu z firmą i szansę na nagrody. Przetwarzamy dane na potrzeby tej usługi oraz zgodnie z dokumentem „Uzasadniony interes firmy”. Ważne jest to, że gdy klient udostępnia nam swoje dane biorąc udział w WebQuizie, dane te są przetwarzane wyłącznie na potrzeby tej usługi.
Aktualności, oferty, badania
Przetwarzamy dane klientów, głównie imię, nazwisko, adres e-mail i dane kontaktowe, gdy wysyłamy im personalizowane maile lub wiadomości z aktualnościami, ofertami i ankietami, które zawierają materiały marketingowe, a nam pozwalają lepiej zrozumieć potrzeby naszych klientów. W taki sposób przetwarzamy dane tylko, jeśli otrzymamy od klienta zgodę na takie przetwarzanie albo jeśli wynika to z dokumentu „Uzasadniony interes firmy”. Klient zawsze może odmówić zgody na takie przetwarzanie, klikając na link unsubscribe.
Páramo Ltd jest naszą siostrzaną spółką i we wszystkich sytuacjach, w których pozyskujemy dane, jasno informujemy, że wyrażenie zgody dla nas jest równoznaczne z wyrażeniem zgody dla Páramo na przesyłanie klientowi materiałów marketingowych. Jesteśmy pewni, że ich produkty również podbiją serca naszych klientów, ponieważ Páramo oferuje produkty i usługi zbliżone do naszych, a także ściśle współpracuje z zespołem Nikwax. Jeśli jednak klient woli otrzymywać wiadomości tylko od Nikwax, wystarczy nas o tym poinformować klikając tutaj.
Targi i konkursy
Często bierzemy udział w targach i innych wydarzeniach branżowych, gdzie nawiązujemy kontakty z zaufanymi partnerami i oferujemy możliwość wygrania wspaniałych nagród. Kontakty z partnerami i możliwość odwdzięczenia się naszym klientom dają nam wielką radość i przy tej okazji zwracamy się do naszych klientów z prośbą o pozostawanie z nami w stałym kontakcie, abyśmy mogli przekazywać na bieżąco informacje o nowościach, ofertach i wydarzeniach. Przy tym wyraźnie rozróżniamy to, dla której firmy klient udzielił zgody na przetwarzanie danych; Nikwax i Páramo są traktowanie odrębnie od naszych partnerów – dzięki temu klient może sam dokonać wyboru.
Zapisanie na Newsletter
Zapisanie się na newsletter oznacza otrzymywanie ofert i materiałów promocyjnych, które mogą być klasyfikowane jako marketing. Udostępniając nam swój adres e-mail i podstawowe dane kontaktowe, klient występuje z prośbą o newsletter, a my go wysyłamy dopóki klient z niego nie zrezygnuje, co może łatwo uczynić klikając na link podany w newsletterze albo kontaktując się z nami.
Sprzedaż produktów i usług
Dane osobowe klientów są przetwarzane również w przypadku dokonania zakupu produktu Nikwax albo Páramo albo zarejestrowania się na usługi przez nie świadczone. Dotyczy to takich danych jak imię, nazwisko, wiek albo przedział wiekowy, dane kontaktowe takie jak adres e-mail i numer telefonu oraz informacje dotyczące płatności, by sfinalizować zakup. Te dane to głównie podstawowe dane osobowe, które mają na celu uproszczenie realizacji umowy, co obejmuje również możliwość udzielenia klientowi gwarancji na zakupiony produkt.
Finanse, kadry, administracja
Duże ilości danych osobowych przetwarzamy po prostu na potrzeby prowadzenia działalności. Obejmuje to różne obszary od sprzedaży i wystawiania faktur klientom, którzy bywają osobami fizycznymi, ale głównie odnosi się do naszych kontaktów biznesowych. Przetwarzamy również dane naszych pracowników, by zapewnić im odpowiedni standard zatrudnienia oraz świadczeń. Dane te obejmują informacje osobowe takie jak imię, nazwisko, adres, dane kontaktowe, adres spółki, dane kontaktowe spółki, informacje o indywidualnym lub firmowym koncie bankowym, a także informacje o zdrowiu – szczególnie na potrzeby związane z zatrudnieniem. Mamy własną politykę wewnętrzną, która przedstawia to wszystko szczegółowo naszym pracownikom, ale przede wszystkim dane te są przetwarzane na podstawie umowy o pracę albo w celu wywiązania się z nakładanych na nas przez prawo obowiązków.
Szukanie nowych możliwości sprzedaży
Często wykorzystujemy ogólnodostępne zasoby do znalezienia potencjalnych kontaktów biznesowych licząc na nawiązanie kontaktu i omówienie możliwości współpracy. Czasami gromadzimy i przechowujemy w naszych wewnętrznych systemach dane osobowe takie jak imię i nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko pracy i pracodawca. Ma to na celu umożliwienie nawiązania kontaktu z osobami pracującymi w danej firmie, aby znaleźć i omówić z nimi możliwości współpracy oraz określić kamienie milowe wyznaczające kierunek budowania udanej relacji biznesowej. Jakkolwiek dane te są przetwarzane zgodnie z naszym dokumentem „Uzasadniony interes firmy”, klientowi jako osobie fizycznej przysługuje prawo żądania dostępu do jego danych osobowych, a także żądania ich usunięcia, jeśli takie jest jego życzenie.
Statystyki strony internetowej, pliki cookies i dane z urządzeń
Kiedy ktoś wchodzi na naszą stronę, odnotowujemy adres IP tej osoby w naszych dziennikach logowania, co jest konieczne do zapewnienia klientom możliwości łączenia się z naszą stroną, a także ze względów bezpieczeństwa i możliwości rozwiązywania problemów. Ponadto czasami zbieramy dane z urządzeń bazowych takie jak system operacyjny i dane urządzeń bazowych, które pozwalają nam zrozumieć, jak klienci korzystają z naszych usług i naszych treści cyfrowych. Te dane są przetwarzane zgodnie z naszym dokumentem „Uzasadniony interes firmy”.
Na naszej stronie używamy także plików cookies, by nieustannie podnosić standard obsługi użytkownika, lepiej zrozumieć, jak klient zachowuje się na naszej stronie oraz informować o naszych przyszłych działaniach. Na naszej stronie to klient ma pełną kontrolę nad plikami cookies, co powinno widnieć na stosownym bannerze na stronie.
Gdzie dane są przetwarzane?
Głównie przetwarzamy dane osobowe w Wielkiej Brytanii i na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jednak korzystamy też z licznych systemów osób trzecich, których serwery mogą znajdować się poza Europą i w krajach uważanych za niezapewniające odpowiednich środków bezpieczeństwa. Kiedy przetwarzamy dane w takich krajach, zawsze pilnujemy, by odbywało się to zgodnie z ustawą o ochronie danych i wykorzystujemy standardowe klauzule umowne i inne postanowienia ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
Jak długo przechowujemy dane?
Dane klientów przechowujemy tylko tak długo, jak jest to niezbędne. Aby to określić, wdrożyliśmy wewnętrzną politykę zatrzymywania danych, w której wskazanych jest kilka czynników pomagających nam ustalić, jak długo musimy przetrzymywać dane, wśród nich:
- Czy prawo nakłada taki obowiązek? Przykładem mogą być dane zatrzymywane na potrzeby księgowe.
- Czy taki obowiązek wynika z prowadzonej działalności? Czy trzeba przetrzymywać dane, by móc skontaktować się z klientem w przypadku wycofania produktu z rynku albo by wywiązać się ze zobowiązań gwarancyjnych?
- Czy istnieje taki zewnętrzny obowiązek? Czy dane trzeba przetrzymywać na potrzeby BHP albo dla innego podmiotu, któremu podlegają Nikwax i Páramo?
Te czynniki pomagają nam określić, jako długo musimy przetrzymywać dane osobowe. Jeśli nie ma podstaw prawnych ani innego uzasadnienia dla przetrzymywania danych, dopilnujemy, by zostały one usunięte. Osoby fizyczne mogą skontaktować się z nami pod adresem dataprotection@nikwax.co.uk lub dataprotection@paramo.co.uk w ten sam sposób można wszcząć procedurę usunięcia danych z naszego systemu, jeśli w naszej opinii dalsze ich przetrzymywanie nie ma uzasadnienia.
Jak dbamy o bezpieczeństwo danych osobowych
Grupa Nikwax bardzo poważnie podchodzi do kwestii związanych z bezpieczeństwem i wykorzystujemy wielopoziomowe zabezpieczenia, by zapewnić ochronę danych naszych klientów. Wdrożyliśmy kontrole techniczne i organizacyjne, by chronić dane przed nieupoważnionym dostępem, nieupoważnionym ujawnieniem albo wykorzystaniem. Udostępnianie danych wrażliwych i danych osobowych pomiędzy naszą stroną a użytkownikami odbywa się za pośrednictwem szyfrowanego połączenia, które gwarantuje, że osoby postronne nie mają dostępu do danych. Stosujemy również kontrolę bezpieczeństwa w postaci programu antywirusowego, filtrowania maili, filtrowania adresów URL i testów penetracyjnych, by zagwarantować, że nasze systemy są odporne na ataki złośliwego oprogramowania. Dokumentację papierową przechowujemy w bezpiecznych miejscach, do których dostęp mają tylko upoważnieni pracownicy.
Stale monitorujemy nowo pojawiające się zagrożenia bezpieczeństwa, żebyśmy mogli podjąć odpowiednie kroki w celu ochrony danych, które przetwarzamy, ponieważ utrzymanie zaufania naszych klientów jest dla nas najważniejsze.
Udostępnianie danych osobowych klientów
Nie sprzedajemy ani nie wypożyczamy danych naszych klientów innym firmom. Zdarza się, że do wyżej wymienionych celów udostępniamy naszym partnerom biznesowym, zaufanym podmiotom powiązanym i reklamodawcom ogólne zbiorcze informacje demograficzne dotyczące naszych gości i użytkowników, które nie są powiązane z żadnymi informacjami umożliwiającymi zidentyfikowanie osoby. Czasami korzystamy z usług osób trzecich, aby zapewnić właściwe prowadzenie działalności i świadczenie usług takich jak wysyłanie newsletterów albo ankiet. W takim ograniczonym zakresie udostępniamy dane naszych klientów takim osobom trzecim, jednocześnie dbając o to, by były one nadal należycie chronione.
Strony osób trzecich i odnośniki
Na naszych Stronach znajdują się odnośniki, które prowadzą do innych stron i serwisów naszych partnerów, dostawców, reklamodawców, sponsorów, licencjodawców i innych osób trzecich. Nie kontrolujemy treści ani odnośników, które pojawiają się na tamtych stronach ani nie odpowiadamy za praktyki stosowane na stronach, do których prowadzą odnośniki z naszych Stron. Ponadto wspomniane strony czy usługi, w tym ich treść i dalsze odnośniki, mogą się zmieniać. Na tych stronach i dla tych usług obowiązują odrębne polityki prywatności i obsługi klienta. Przeglądanie innych stron oraz inne działania na nich podejmowane, dotyczy to również stron, na których znajdują się odnośniki do naszych Stron, podlega warunkom i polityce obowiązującym na danej stronie.
Inni administratorzy danych
Páramo Ltd jest naszą siostrzaną spółką. Nasi pracownicy ściśle ze sobą współpracują, działamy na tych samych systemach i mamy tę samą wizję i cele, jeśli chodzi o klientów. Gdy gromadzimy dane osobowe w ramach wyrażonej zgody na przesyłanie informacji marketingowych, gromadzimy i przetwarzamy dane w imieniu Páramo Ltd. Pilnujemy, by informacje marketingowe nie dublowały się, bo wspólnie pracujemy nad opracowywaniem takich strategii marketingowych, które umożliwiają naszym klientom płynne korzystanie z oferty obu naszych firm. Klienci mogą skorzystać z przysługujących im praw za pośrednictwem Administratora Danych, gdyby jednak nie życzyli sobie otrzymywać informacji marketingowych od którejkolwiek z firm, powinni skontaktować się z;
Páramo Ltd, Unit F, Durgates Industrial Estate, Wadhurst, East Sussex, TN5 6DF
Telefon: 01892 786444
Email: dataprotection@paramo.co.uk
Numer rejestracyjny administratora danych: Z5322331
Prawa klienta w świetle ustawy o ochronie danych
W związku z ochroną danych klientowi przysługuje wiele praw, a my dbamy o to, by były one przestrzegane. Ta część naszej polityki przedstawia informacje o prawach naszych klientów, o tym, jak je egzekwować i jak z nimi postępujemy. Dotyczy to nie tylko danych przetwarzanych na tej stronie, ale w całej naszej firmie.
Egzekwowanie praw klienta – wstępne wymagania i wskazówki ogólne
Aby prawidłowo przetworzyć żądanie klienta, musimy najpierw zweryfikować jego tożsamość, za pomocą dokumentu ze zdjęciem i dokumentu potwierdzającego adres. Takimi dokumentami mogą być paszport albo prawo jazdy i ostatni rachunek za media. Jeśli uda się przeprowadzić weryfikację bez konieczności uzyskiwania dodatkowych informacji, nie będziemy ich wymagać.
Odbywa się to bez żadnych opłat oraz bez zwłoki w ciągu jednego miesiąca kalendarzowego. Jeśli nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na żądanie klienta w ciągu miesiąca kalendarzowego, poinformujemy o tym oraz podamy wyjaśnienie.
Wszelkie żądania związane z egzekwowaniem przez klientów przysługujących im praw należy kierować pod adres:
dataprotection@nikwax.co.uk albo dataprotection@paramo.co.uk
Klient powinien dopilnować, by jego żądanie było możliwie najbardziej precyzyjnie określone, co ułatwi nam proces rozpatrywania żądania. W przypadku odmowy z naszej strony poinformujemy o tym klienta wraz z uzasadnieniem. Klient ma wówczas prawo odwołania się od naszej decyzji do brytyjskiego urzędu ds. informacji – Information Commissioners Office (ICO)
Prawa klienta
Prawo do poprawiania danych
Klient ma prawo poprawić dane, które jego zdaniem są nieprawidłowe. Jeśli klient zażądał poprawienia danych, zmienimy je w naszej bazie tak, by były prawidłowe, oraz podejmiemy stosowne działania, by poinformować o tych zmianach zainteresowane osoby trzecie.
W poszanowaniu dla praw klienta automatycznie ograniczamy przetwarzanie danych na czas rozpatrywania prawidłowości danych i podstaw prawnych do ich przetwarzania.
Prawo wglądu
Klient ma prawo wglądu do swoich danych osobowych przechowywanych w Nikwax. Im bardziej doprecyzowane jest żądanie klienta, tym skuteczniej zostanie ono zrealizowane.
Prawo do usunięcia
Klient ma prawo do żądania usunięcia swoich danych z naszych systemów, o ile nie ma podstaw prawnych do dalszego ich przetrzymywania.
Prawo do ograniczenia przetwarzania
Klient ma prawo żądać, by jego dane były przetwarzane w ograniczonym zakresie, co oznacza, że w czasie rozpatrywania zgłoszenia żądania nie będziemy przetwarzać jego danych.
Prawo do przenoszenia danych
Klient ma prawo do przenoszenia danych, co oznacza możliwość ich przenoszenia i kopiowania z jednego środowiska IT do innego w bezpieczny sposób nie zakłócający ich wykorzystania.
Prawo sprzeciwu
Klient może skorzystać z przysługującego mu prawa do sprzeciwienia się przetwarzaniu przez nas jego danych. Może to wynikać z faktu, że klient nie chce już otrzymywać od nas najnowszych informacji, ofert ani zawiadomień o wydarzeniach lub z innych powodów. Zaprzestaniemy przetwarzania danych klienta, jeśli nie mamy wyraźnych podstaw prawnych do dalszego ich przetwarzania, które to podstawy przeważałyby nad interesem, prawem i wolnością klienta i jeśli nie przetwarzamy tych danych w związku z wysunięciem roszczenia, wyegzekwowaniem go albo obroną przed nim.
Prawo do zakwestionowania automatycznego podejmowania decyzji
Choć nie podejmujemy żadnych decyzji w sposób automatyczny, klientowi zgodnie z ustawą przysługuje takie prawo – dlatego o nim informujemy.
Prawo do odwołania się do organu ds. ochrony danych
Klient może odwołać się do organu zajmującego się ochroną danych osobowych, którym w przypadku Nikwax jest brytyjski urząd ds. informacji – Information Commissioners Office (ICO), z którym można się skontaktować bezpośrednio pod numerem 0303 123 1113 albo zgłosić wątpliwości na stronie.
W ICO można również uzyskać informacje na temat przetwarzania danych osobowych, są tam też specjalne strony i poradniki dla osób fizycznych – zachęcamy do skorzystania z tej darmowej wiedzy na temat dochodzenia swoich praw.
Jak zgłosić wątpliwość albo złożyć skargę lub odwołanie?
Jesteśmy tutaj, aby wszystko naprawić, a jeśli chcesz złożyć skargę lub przekazać nam jakąkolwiek opinię, skontaktuj się z nami, podając szczegóły skargi pod adresem;
lub
Jeśli później nie będziesz zadowolony z naszej odpowiedzi, możesz skontaktować się z naszym organem nadzorczym, którym jest Wielka Brytania, Information Commissioner’s Office (ICO), z którym można się skontaktować bezpośrednio pod numerem 0303 123 1113 lub odwiedzając ich stronę internetową tutaj.
Przedstawicielstwo w EOG
Nasz lokalny przedstawiciel w EOG; Ze spółką Nikwax Europe Sp. z.o.o, można się kontaktować, pisząc na e-mail biuro@nikwax.com lub na adres:
Nikwax Europe Sp. z.o.o
Proznańska 5
62-081 Przeźmierowo
Poland
Zmiany w zakresie przetwarzania danych i zmiany niniejszej polityk.
Nie jest wykluczone, że w przyszłości będziemy aktualizować niniejszą politykę, by ulepszyć naszą komunikację z klientami albo by dostosować się do wprowadzonych zmian w zakresie przetwarzania danych osobowych. Niniejsza polityka stanowi podstawowy sposób informowania o tym, jak przetwarzamy dane, dlatego zachęcamy klientów do regularnego sprawdzania, czy nie została ona zaktualizowana. Daty aktualizacji będą podane na dole strony. W poszczególnych przypadkach możemy podjąć decyzję o poinformowaniu naszych klientów o zmianach w drodze komunikatu elektronicznego albo pocztą.
Niniejszy dokument został po raz ostatni zaktualizowany w dniu 8 grudnia 2020 r